BK-Event

1. Einleitung

Dieses Handbuch erklärt Schritt für Schritt, wie das BK-Event-Tool im Alltag genutzt wird. Es richtet sich an alle, die mit dem System arbeiten – vom Webmaster bis zum Staff-Mitglied vor Ort, ausdrücklich auch dann, wenn du dich mit Computern und Internetseiten sonst nicht besonders gut auskennst. Welche der beschriebenen Funktionen für dich persönlich sichtbar oder nutzbar sind, hängt von deiner zugewiesenen Rolle ab (siehe Kapitel 4).

Dieses Handbuch ist absichtlich sehr ausführlich geschrieben: Jede Aktion wird als nummerierte Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben („1. Klicke auf … 2. Es öffnet sich … 3. Trage … ein"), und Fachbegriffe werden entweder direkt im Text erklärt oder im Glossar in Kapitel 2 nachgeschlagen. Es ist also völlig in Ordnung, wenn du nicht alles auf Anhieb verstehst oder ein Kapitel zweimal liest – genau dafür ist dieses Handbuch da. Wenn trotzdem etwas unklar bleibt, wende dich einfach an deinen Event Manager oder den Webmaster – niemand erwartet, dass du dieses Handbuch auswendig kennst.

Das Tool wird über einen normalen Webbrowser genutzt (z. B. Chrome, Safari, Firefox, Edge) – auf dem Computer ebenso wie auf Tablet oder Smartphone. Eine Installation ist nicht nötig: Du musst also nichts herunterladen oder auf deinem Gerät einrichten, sondern rufst einfach eine Internetadresse auf, so wie du es von jeder anderen Webseite auch kennst.

Alle Screenshots (Bildschirmfotos) in diesem Handbuch stammen aus der „Blue Knights Sandbox Convention" – einem internen Testevent, das eigens dafür angelegt wurde, alle Abläufe (Anmeldung, Unterkunft, Check-in) gefahrlos auszuprobieren, bevor sie bei einem echten Event zum Einsatz kommen. Die dort sichtbaren Namen, Adressen und Daten sind Test- bzw. Beispieldaten und keine echten Teilnehmerdaten.

Die folgende Grafik zeigt den gesamten Ablauf auf einen Blick, von der Event-Anmeldung durch den Eventmanager bis zum Check-in vor Ort. Jeder der neun Schritte wird in den folgenden Kapiteln im Detail beschrieben.

2. So liest du dieses Handbuch (Grundbegriffe)

Dieses Kapitel erklärt ganz grundlegende Begriffe rund um Browser und Webseiten, die im weiteren Handbuch immer wieder vorkommen. Wenn dir diese Begriffe bereits vertraut sind, kannst du dieses Kapitel überspringen und direkt bei Kapitel 3 weiterlesen.

3. Erste Schritte: Anmelden & Passwort

3.1 Anmelden (Login)

So meldest du dich zum ersten Mal (oder erneut) im Tool an:

1. Öffne deinen Browser (z. B. Chrome oder Safari).
2. Rufe die Login-Seite des Tools auf, indem du die Internetadresse eingibst, die du vom Webmaster erhalten hast.
3. Klicke in das Eingabefeld „Email" und tippe deine E-Mail-Adresse ein.
4. Klicke in das Eingabefeld „Password" und tippe dein Passwort ein.
5. Klicke auf den Button „Sign In".

Du gelangst anschließend automatisch zur Event-Übersicht (siehe Kapitel 5).

3.2 Dein erster Zugang: die Einladungs-E-Mail

Wenn ein Webmaster für dich neu ein Benutzerkonto anlegt, bekommst du automatisch eine E-Mail mit dem Betreff „Welcome to BK-Event - Set Your Password". Darin steht ein Link, über den du dein eigenes, persönliches Passwort festlegst.

1. Öffne die E-Mail „Welcome to BK-Event - Set Your Password" in deinem E-Mail-Programm.
2. Klicke auf den Link in der E-Mail. Es öffnet sich eine Seite, auf der du ein neues Passwort vergeben kannst.
3. Trage ein Passwort deiner Wahl ein (und ggf. ein zweites Mal zur Bestätigung).
4. Klicke auf den Button zum Bestätigen/Speichern.
5. Melde dich anschließend wie in 3.1 beschrieben mit deiner E-Mail-Adresse und dem neu vergebenen Passwort an.

3.3 Passwort vergessen

Solltest du dein Passwort vergessen haben, klicke auf der Login-Seite auf den Link „Forgot password?". Dann:

1. Gib deine E-Mail-Adresse ein.
2. Klicke auf den entsprechenden Button zum Absenden.
3. Du erhältst daraufhin einen Link per E-Mail, über den du ein neues Passwort vergeben kannst.
4. Öffne diese E-Mail, klicke auf den Link, und vergib ein neues Passwort.

Aus Sicherheitsgründen ist dieser Link nur für kurze Zeit (eine Stunde) gültig – falls er nicht mehr funktioniert, fordere über „Forgot password?" einfach einen neuen an.

3.4 Passwort proaktiv ändern

Dein eigenes Passwort kannst du jederzeit auch ändern, ohne es vergessen zu haben – siehe Kapitel 17 „Mein Profil".

4. Rollen und Rechte im Überblick

Im BK-Event-Tool gibt es vier verschiedene Rollen. Deine Rolle bestimmt, welche Bereiche du siehst und was du darin tun darfst. Du erkennst deine eigene Rolle jederzeit unten links im Bildschirm neben deinem Namen.

Du siehst im Tool jederzeit unten links deinen Namen und deine aktuelle Rolle (z. B. „WEBMASTER"). Bei Fragen zu deiner Berechtigung wende dich an deinen Event Manager oder den Webmaster.

Jede Seite, für die du keine Berechtigung hast, ist in deiner Navigation entweder gar nicht sichtbar (z. B. „User Management" und „Audit Log" nur für Webmaster) oder zeigt dir die Inhalte nur lesend, ohne Bearbeiten-Schaltflächen.

5. Die Event-Übersicht (Liste aller Events)

Nach dem Login siehst du zunächst eine Liste aller Events, auf die du Zugriff hast (als Webmaster: alle Events des Vereins). Diese Liste ist der Ausgangspunkt für alles Weitere – von hier aus öffnest du das Event, mit dem du gerade arbeiten möchtest.

Zu jedem Event werden Titel, Zeitraum, Chapter und Status angezeigt. Der Status kann folgende Werte annehmen:

• Draft – das Event befindet sich noch in der Planung, ist noch nicht sichtbar für Teilnehmer.
• Registration Open – die öffentliche Anmeldung ist geöffnet.
• Registration Closed – die Anmeldung wurde beendet.
• Archived – das Event ist abgeschlossen und archiviert.

So öffnest du ein Event:

1. Suche in der Liste die Zeile des gewünschten Events.
2. Klicke ganz rechts in dieser Zeile auf den Button „Open".

Webmaster sehen zusätzlich den Button „+ Create New Event", um ein neues Event anzulegen, sowie einen „Delete"-Button, um ein Event endgültig zu löschen (siehe Warnhinweis in Kapitel 15).

In der linken Navigation siehst du außerdem – je nach Rolle – die Bereiche Administration (User Management, Audit Log, nur Webmaster), Personal (My Profile) und Help & Support (Changelog, Help & Docs). Diese werden in den Kapiteln 15–19 erklärt.

6. Die Event-Startseite im Detail

Sobald du auf „Open" geklickt hast (siehe Kapitel 5), gelangst du auf die Startseite dieses einen Events. Von hier aus erreichst du alle Werkzeuge (Module), die für dieses Event zur Verfügung stehen. Über „Back to Event" bzw. „Back to event" in jedem Modul kommst du jederzeit hierher zurück, über den Menüpunkt „Events" in der linken Navigation gelangst du zur gesamten Event-Übersicht aus Kapitel 5.

6.1 Kopfbereich und Event Details

Ganz oben steht der Titel des Events, darunter Veranstalter/Chapter und Ort sowie ein Countdown („Starts in …") bis zum Eventbeginn. Rechts daneben findest du den Button „Edit Event", mit dem du die Grunddaten des Events änderst (siehe Kapitel 7).

Im Kasten „Event Details" werden die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick angezeigt:

• Period – Zeitraum des Events (Start- bis Enddatum).
• Location – Adresse/Straße des Veranstaltungsorts.
• Town – Postleitzahl und Ort.
• Organizer – der veranstaltende Chapter bzw. das veranstaltende Gremium.
• Registration Deadline – letzter Tag, an dem sich Teilnehmer noch anmelden können.
• Max. Attendees – die maximale Teilnehmerzahl für dieses Event.

6.2 Die Kachel-Übersicht „Event Management"

Darunter findest du acht anklickbare Kacheln (rechteckige Felder mit Symbol, Titel und kurzer Beschreibung) – jede führt in ein eigenes Modul. Welche Kacheln du siehst, hängt von deiner Rolle ab (siehe Kapitel 4). Ein Klick irgendwo auf eine Kachel öffnet das jeweilige Modul:

6.3 Der Kasten „Registration Status"

Weiter unten auf der Event-Startseite zeigt der Kasten „Registration Status" den aktuellen Anmeldestand:

• Ein farbiges Feld links zeigt den aktuellen Status in Textform (z. B. „Registration Open" auf grünem Grund) – dieselben vier Zustände wie in Kapitel 5 beschrieben.
• Rechts daneben steht die aktuelle Teilnehmerzahl im Verhältnis zur maximalen Teilnehmerzahl (z. B. „137 / 300 ATTENDEES").
• Die Buttons „Close Registration" und „Archive" ändern den Status des Events (siehe unten).
• Im gelb hinterlegten Kasten darunter steht der öffentliche Anmeldelink für Teilnehmer, mit den Buttons „Copy" (kopiert den Link in die Zwischenablage, zum Einfügen z. B. in eine E-Mail) und „Open" (öffnet die öffentliche Anmeldeseite direkt in einem neuen Browser-Tab, siehe Kapitel 8.1).

7. Ein Event bearbeiten

Über den Button „Edit Event" oben rechts auf der Event-Startseite (siehe 6.1) öffnest du das Bearbeitungsformular für dieses Event. Dort lassen sich sämtliche Grunddaten anpassen. Nur Webmaster, Event Manager und Co-Event-Manager sehen diesen Button.

So änderst du die Grunddaten eines Events:

1. Öffne die Event-Startseite des betreffenden Events.
2. Klicke oben rechts auf „Edit Event".
3. Ändere die gewünschten Felder (siehe Übersicht unten).
4. Klicke ganz unten auf den Speichern-Button, um deine Änderungen zu übernehmen.

Das Formular enthält folgende Felder:

7.1 Preise & Zahlung (Pricing & Payment)

Weiter unten im selben Bearbeitungsformular kannst du optional eine Kostenaufstellung und Zahlungsdetails für das Event hinterlegen. Beides ist komplett frei gestaltbar und wird manuell vom Event Manager gepflegt – hier wird nichts automatisch berechnet.

8. Modul: Anmeldungen (Registrations)

8.1 Die öffentliche Anmeldeseite

Jedes Event besitzt eine eigene, öffentlich zugängliche Anmeldeseite (kein Login erforderlich), die du z. B. per Link verschicken oder auf der Vereins-Webseite verlinken kannst – den Link dazu findest du bequem im Kasten „Registration Status" auf der Event-Startseite (siehe 6.3). Die Seite zeigt Vereinslogo und ggf. Chapter-Logo, Eventtitel, Ort und Beschreibung. Sind bei dem Event Location und/oder Town hinterlegt, erscheint über dem Formular zusätzlich ein Link „📍 Get directions", der die Adresse direkt in Google Maps öffnet. Solange das Event den Status „Registration Open" hat, können sich Teilnehmer dort mit folgenden Angaben anmelden:

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflichtfelder)
• Chapter, Geschlecht (Pflichtfeld: male / female / other), Land, Nationalität
• T-Shirt-Größe, besondere Ernährungsbedürfnisse
• Gewünschte Unterkunftsart: gemeinsame Unterkunft (Standard), Einzelzimmer, oder eigenes Wohnmobil/Caravan (keine Unterkunft nötig)

Hat der Event Manager Preis-Posten für das Event hinterlegt (siehe 7.1), erscheint auf dem Formular zusätzlich ein Bereich „Attendance & Cost": Teilnehmer haken dort jeden zutreffenden Preis-Posten an (z. B. „Day price") und geben, wo relevant, eine Anzahl an (z. B. Anzahl der Tage). Der zu überweisende Gesamtbetrag wird bei der Auswahl live berechnet und direkt im Formular angezeigt. Ist für das Event eine Preisgestaltung hinterlegt, muss vor dem Absenden mindestens ein Preis-Posten ausgewählt werden.

Direkt nach dem Absenden des Formulars erhält die Person automatisch eine „Registration Received"-E-Mail, die den Eingang der Anmeldung bestätigt. Sind für das Event Preis-Posten hinterlegt, enthält diese E-Mail zusätzlich eine vollständige Kostenaufstellung (die ausgewählten Posten inkl. Anzahl sowie den Gesamtbetrag), die Kontodaten für die Überweisung sowie den ausdrücklichen Hinweis, dass die Buchung erst nach vollständigem Zahlungseingang endgültig bestätigt ist.

Ist das Event nicht auf „Registration Open" gestellt, sehen Besucher der Seite stattdessen einen Hinweis, dass die Anmeldung aktuell nicht möglich ist.

8.2 Die Anmeldungsliste im Orga-Team

Als Event Manager, Co-Event-Manager oder Staff siehst du im Bereich „Registrations" die vollständige Liste aller eingegangenen Anmeldungen mit Suche (Name/E-Mail) sowie Filtern nach Geschlecht, Chapter, Nationalität und Status. Jede Zeile zeigt Name, Buchungsnummer (mit Barcode), Geschlecht, E-Mail, Chapter, Nationalität, Anmeldestatus und Check-in-Status.

Der Anmeldestatus kann folgende Werte annehmen:

• Pending – Anmeldung eingegangen, aber noch nicht bestätigt.
• Confirmed – Anmeldung wurde bestätigt (manuell über „Confirm" oder automatisch bei Unterkunftszuweisung, siehe 9.3).
• Cancelled – die Anmeldung wurde storniert.

So bestätigst oder stornierst du eine Anmeldung direkt aus der Liste:

1. Suche in der Liste die Zeile der betreffenden Person.
2. Klicke ganz rechts in dieser Zeile auf „Confirm" (bestätigen) oder „Cancel" (stornieren).

Ein Klick auf den Namen einer Person öffnet stattdessen die Detailansicht mit allen Angaben (siehe 8.3).

8.3 Eine einzelne Anmeldung bearbeiten

Öffnet man einen Teilnehmer, zeigt die Detailseite oben vier Status-Kennzeichen (kleine, farbige „Badges") auf einen Blick:

• GDPR Consent – ob die Datenschutz-Einwilligung vorliegt (siehe Kapitel 20).
• Registered – Datum/Uhrzeit der Anmeldung.
• Confirmed – ob und wann die Anmeldung bestätigt wurde.
• Checked in – ob und wann der Teilnehmer vor Ort eingecheckt wurde.

Darunter lassen sich alle Angaben bearbeiten: Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Chapter, Land, Nationalität, Geschlecht, T-Shirt-Größe, Ernährungsbedürfnisse, Anmerkungen, Familien-/Gruppencode, gewünschte Unterkunftsart, zugewiesenes Haus, Barrierefreiheitsbedarf, Transfer benötigt (z. B. Abholung/Shuttle) sowie Fotoeinverständnis. Der Familien-/Gruppencode ist ein frei wählbares Kürzel, mit dem zusammengehörige Personen (Familie, Reisegruppe) im Unterkunftsmodul automatisch zusammengehalten werden können (siehe Kapitel 9).

8.4 Buchungsnummer und Barcode

Jede Anmeldung erhält vom System automatisch eine zufällige, 6-stellige Buchungsnummer (z. B. „404389") – du musst dafür nichts einstellen oder anlegen, das passiert im Hintergrund direkt bei Eingang der Anmeldung. Zu jeder Buchungsnummer wird zusätzlich automatisch ein Barcode erzeugt (ein klassischer Strichcode, kein QR-Code), der sich z. B. mit einem handelsüblichen Barcode-Scanner am Check-in einlesen lässt.

• In der Anmeldungsliste (siehe 8.2) erscheint die Buchungsnummer selbst, fett hervorgehoben, in der Spalte „Booking #". Die Barcode-Grafik wird nur auf dem Check-in-Beleg und in der Bestätigungsmail angezeigt, wo sie tatsächlich gescannt werden kann.
• Sobald eine Anmeldung auf „Confirmed" gesetzt wird, verschickt das System automatisch eine „Registration Confirmed"-E-Mail an die angemeldete Person. Diese E-Mail enthält die Buchungsnummer als Text sowie den Barcode als eingebettetes Bild – die Person kann die Mail also ausdrucken oder auf dem Handy vorzeigen, ganz ohne Internetverbindung vor Ort.
• Der Barcode erscheint außerdem auf dem druckbaren Check-in-Beleg (PDF) der jeweiligen Anmeldung.

8.5 Export & Import

Drei Buttons oberhalb der Anmeldungsliste (siehe 8.2) bringen Daten in bzw. aus dem System:

Der Button „Import CSV" ist nur für Webmaster, Event Manager und Co-Event-Manager sichtbar – Staff kann die Liste sehen und exportieren, aber nicht importieren.

Lade dir auf der Import-Seite zunächst über den Button „Download CSV Template" eine Datei mit den passenden Spaltenüberschriften herunter. Pflichtspalten sind firstName, lastName, email, gender; optionale Spalten sind u. a. chapter, country, nationality, tshirtSize, dietaryNeeds, accessibilityNeeded, transferNeeded, ownMotorcycle, bringingPassenger, firstTimeAttendee, volunteerInterest, photoConsent, notes und familyGroupCode (bei den Checkbox-Feldern „yes"/„no" verwenden). Vor dem Import musst du die Checkbox bestätigen, dass die DSGVO-/Datenschutz-Einwilligung für alle Personen in der Datei bereits anderweitig eingeholt wurde (z. B. Papierformular oder Vereinsmitgliedschaft) – importierte Personen werden direkt als Confirmed angelegt, ohne den sonst üblichen Pending-Schritt.

Zeilen, deren E-Mail-Adresse für dieses Event bereits registriert ist, werden automatisch übersprungen (nicht überschrieben) – du kannst also gefahrlos ein paar fehlerhafte Zeilen korrigieren und den Import erneut starten. Nach dem Import zeigt die Seite an, wie viele Zeilen importiert wurden, welche als Dubletten übersprungen wurden und welche Fehler hatten (mit Grund und Zeilennummer), sodass du das Ergebnis auf einen Blick prüfen kannst.

9. Modul: Unterkunft (Accommodation)

Das Unterkunfts-Modul ist eines der mächtigsten Werkzeuge im Tool: ein visuelles Board, auf dem Häuser/Zimmer als Karten dargestellt werden und Teilnehmer per Drag & Drop (siehe Glossar, Kapitel 2) hinein- und herausgezogen werden können – wahlweise unterstützt durch eine automatische Zuordnungs-Berechnung.

9.1 Das Unterkunfts-Board

Ganz links steht der Pool „Unassigned" mit allen noch nicht zugeordneten Teilnehmern. Daneben werden alle angelegten Häuser/Zimmer als Karten angezeigt, jeweils mit Namen, Kapazitätsanzeige (z. B. „3 / 4 spots") und den aktuell zugeordneten Personen. Personen, die ihre eigene Unterkunft mitbringen (Wohnmobil/Caravan), tauchen hier gar nicht erst auf – sie werden separat als Anzahl vermerkt.

Jede Personen-Karte zeigt Name, Geschlechts-Symbol, Land und Chapter. Ein grüner Punkt markiert bereits eingecheckte Personen, ein blaues Abzeichen „Single room" kennzeichnet einen gewünschten Einzelzimmerwunsch. Personen mit demselben Familien-/Gruppencode werden automatisch in derselben (zufällig zugewiesenen) Hintergrundfarbe eingefärbt, sodass Familien/Reisegruppen auf einen Blick erkennbar sind.

Enthält ein Haus einen Konflikt, wird die Karte rot umrandet und eine Warnzeile eingeblendet, z. B.:

• Mixed genders without a shared family group – Männer und Frauen ohne gemeinsamen Familien-/Gruppencode im selben Haus.
• Mixed nationalities – Personen aus verschiedenen Ländern im selben Haus.
• Overbooked – mehr Personen zugeordnet als Kapazität vorhanden.

Diese Warnungen sind reine Hinweise, keine Sperren – das Orga-Team kann bewusst trotzdem so zuordnen (z. B. wenn eine gemischte Gruppe das ausdrücklich möchte).

9.2 Häuser/Zimmer anlegen

Event Manager und Co-Event-Manager legen Unterkünfte auf zwei Arten an. So legst du ein einzelnes Haus an:

1. Klicke auf „+ Add house".
2. Trage einen Namen ein, z. B. „Villa Ana".
3. Trage die Kapazität ein, z. B. „8" (Plätze).
4. Bestätige die Eingabe.

Für viele gleichartige Zimmer auf einmal (z. B. ein Hotel oder ein Zeltplatz) gibt es den Serien-Generator:

1. Klicke auf „📦 Add multiple".
2. Trage einen Namens-Präfix ein, z. B. „Room".
3. Trage die Startnummer ein, z. B. „1".
4. Trage die Anzahl der gewünschten Zimmer ein, z. B. „150".
5. Trage die Kapazität pro Zimmer ein, z. B. „1".
6. Das Tool zeigt dir vorab eine Vorschau, z. B. „Creates 150 rooms, 1 spot each: from Room 001 to Room 150" – prüfe diese Vorschau sorgfältig.
7. Klicke auf „Create all", um alle Zimmer in einem Schritt anzulegen.

Ein einzelnes Haus lässt sich über das „✕" auf der Karte löschen (bereits zugeordnete Personen werden dabei automatisch wieder in den „Unassigned"-Pool verschoben). Über „🗑 Delete all houses" lassen sich alle Häuser des Events auf einmal löschen – nach Sicherheitsabfrage, da dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

9.3 Personen zuordnen

Die Zuordnung erfolgt per Drag & Drop (siehe Glossar, Kapitel 2): eine Personen-Karte aus „Unassigned" (oder aus einem anderen Haus) mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Haus-Karte ziehen und dort loslassen.

Alternativ – besonders praktisch am Telefon oder Tablet, wo Drag & Drop umständlicher ist – öffnet man von der Anmeldungsliste aus für eine einzelne Person die spezialisierte Zuordnungs-Ansicht:

1. Öffne im Bereich „Registrations" die betreffende Person (Klick auf den Namen).
2. Wechsle in die Zuordnungs-Ansicht für Unterkunft (dort werden alle Häuser als Kacheln dargestellt).
3. Die Kacheln sind farblich codiert: grün = leer, gelb = teilweise belegt, rot = voll.
4. Nutze bei Bedarf die Filter (Haus-Name, Land, Chapter, Geschlecht) oder die Schnellfilter „Only with free space" und „Only matching (country/gender)".
5. Häuser, die zur Person passen (gleiches Land/Geschlecht oder gleiche Familiengruppe), erhalten die Markierung „★ matches" – ein guter erster Anhaltspunkt.
6. Klicke auf das gewünschte Haus, um die Person zuzuweisen.

Sobald einer Person eine Unterkunft zugewiesen wurde, kann ihre Anmeldung direkt von dort mit einem Klick auf „✓ Confirm registration now" bestätigt werden – dabei wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail verschickt. Ohne zugewiesene Unterkunft ist dieser Button gesperrt (außer bei Personen mit eigener Anreise/Unterkunft).

9.4 Automatische Zuordnung („Calculate suggestion")

Statt jede Person einzeln per Hand zu ziehen, kann das Tool einen kompletten Zuordnungsvorschlag berechnen. So gehst du dabei vor:

1. Klicke auf „⚙️ Rules", um die gewünschten Regeln festzulegen (siehe unten).
2. Setze die Häkchen bei den gewünschten Regeln und speichere.
3. Klicke auf „✨ Calculate suggestion".
4. Prüfe den angezeigten Vorschlag, inklusive einer eventuellen Liste von Personen, die nicht platziert werden konnten (mit Begründung, z. B. zu wenig freie Kapazität).
5. Klicke auf „✓ Apply suggestion", um den Vorschlag zu übernehmen – oder auf „Discard", um ihn zu verwerfen.

Die vier möglichen Regeln:

• Keep families/travel groups together – Personen mit demselben Familien-/Gruppencode kommen immer in dasselbe Haus.
• Separate by gender – Männer und Frauen ohne gemeinsamen Familien-/Gruppencode werden nicht in dasselbe Haus gesetzt.
• Consider nationality – jedes Haus bekommt nur Personen aus einem Land.
• Keep chapter members together – jedes Haus bekommt nur Personen aus einem Chapter.

Bereits zugeordnete oder bereits eingecheckte Personen werden bei der Berechnung niemals verschoben; Personen mit eigener Anreise werden nie einbezogen, und Einzelzimmerwünsche bekommen automatisch ein Haus exklusiv für sich.

9.5 Zuordnungen zurücksetzen

„↺ Reset all" entfernt alle aktuellen Zuordnungen (alle Personen wandern zurück in „Unassigned"), die Häuser selbst bleiben erhalten – praktisch, um nach Testläufen neu zu beginnen oder eine komplett neue automatische Berechnung durchzuführen.

9.6 Legende

Am oberen Rand des Boards erklärt eine Legende die verwendeten Symbole: helle Karte = Einzelperson, farbige Karte = Familie/Reisegruppe (Farbe = Familie), grüner Punkt = bereits eingecheckt, blaues Abzeichen „Single room" = Einzelzimmer gewünscht.

10. Modul: Programm / Ablaufplan

Im Bereich „Program" pflegst du den zeitlichen Ablauf des Events, automatisch gruppiert nach Tagen. Jeder Programmpunkt besteht aus:

• Start- und (optional) Endzeit
• Titel
• Ort
• Kategorie: Ride (Ausfahrt), Meal (Mahlzeit), Ceremony (Zeremonie), Free Time (Freizeit), Meeting (Besprechung), Other (Sonstiges) – farblich unterschiedlich gekennzeichnet
• Anmerkungen (z. B. Treffpunkt-Hinweise)
• Option „Staff only" – markiert einen Punkt als nur für das Orga-Team sichtbar

So fügst du einen neuen Programmpunkt hinzu:

1. Klicke auf „+ Add Program Item".
2. Trage Titel, Start- (und ggf. End-)zeit sowie Ort ein.
3. Wähle im Dropdown-Menü die passende Kategorie aus.
4. Trage bei Bedarf Anmerkungen ein und/oder setze das Häkchen „Staff only".
5. Speichere den Eintrag.

Bestehende Punkte lassen sich über „Edit" ändern bzw. über „Delete" entfernen (nur Event Manager und Co-Event-Manager).

Alle nicht als „Staff only" markierten Punkte erscheinen zusätzlich automatisch auf einer öffentlichen Programmseite, die auch Teilnehmer ohne Login einsehen können (Button „View Public Page" oben rechts).

11. Modul: Aufgaben (To-Do)

Der Bereich „To-do list" organisiert alle offenen Aufgaben rund um das Event, gruppiert in aufklappbare Themen (z. B. „Check-in Preparation", „Accommodation", „Catering", „Programme", „Logistics", „Communication" – die Themen sind frei benennbar). Jedes Thema zeigt in Klammern die Anzahl enthaltener Aufgaben.

Klickst du ein Thema an, öffnet sich (klappt sich auf) eine Tabelle mit allen Aufgaben darin. Jede Aufgabe hat:

• einen Titel
• eine Priorität: Normal, High, Urgent (farblich unterschieden)
• eine verantwortliche Person (optional)
• einen Termin/Deadline (optional)
• einen Status: Open (offen), In Progress (in Bearbeitung), Done (erledigt) – direkt per Dropdown-Menü in der Tabelle änderbar

So legst du ein neues Thema an:

1. Klicke in das Feld „New topic".
2. Tippe den gewünschten Themennamen ein.
3. Klicke auf „+ Add topic".

So legst du eine neue Aufgabe innerhalb eines Themas an:

1. Klappe das gewünschte Thema auf.
2. Klicke auf „+ Add task".
3. Trage Titel, Priorität und optional verantwortliche Person sowie Termin ein.
4. Speichere die Aufgabe.

Themen anlegen und Aufgaben erstellen/bearbeiten können Event Manager und Co-Event-Manager. Löschen von Themen und Aufgaben ist ausschließlich dem Webmaster vorbehalten. Staff-Mitglieder können den Status einer Aufgabe ändern, wenn diese Aufgabe ihnen persönlich zugewiesen ist – so bleibt der Bearbeitungsstand für alle sichtbar aktuell, ohne dass Staff andere Aufgaben verändern kann.

Der Button „Open tasks" oben rechts (mit Zähler, z. B. „19") führt zu einer gebündelten Ansicht aller aktuell offenen Aufgaben über alle Themen hinweg, mit Themen-Spalte zur Einordnung – praktisch für den schnellen Überblick, was als Nächstes ansteht. Sobald eine Aufgabe dort auf „Done" gesetzt wird, verschwindet sie automatisch aus dieser Liste.

12. Modul: Adressbuch

Das Adressbuch („Directory") besteht aus zwei Bereichen:

12.1 Staff-Kontakte

Automatisch befüllt mit allen dem Event zugewiesenen Personen aus der Staff-/Benutzerverwaltung. Name und Rolle werden dabei immer live aus der Benutzerverwaltung übernommen und sind daher stets aktuell – sie können hier nicht verändert werden. Über „Edit" lassen sich pro Person ergänzen: Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, WhatsApp-Kontakt und Erreichbarkeit/Verfügbarkeit.

12.2 Sonstige Kontakte („Other Contacts")

Frei anlegbare externe Kontakte über „+ Add Contact" – z. B. Dienstleister, Lieferanten oder Behörden, jeweils mit Name, Bezeichnung/Titel, Adresse, Telefon, Mobil, WhatsApp und Verfügbarkeit.

12.3 Suche und Berechtigungen

Eine Suchleiste oben im Adressbuch durchsucht alle Felder beider Bereiche gleichzeitig (z. B. nach Namen, Ort oder Telefonnummer) und filtert die Anzeige entsprechend. WhatsApp-Kontakte sind als anklickbarer Link hinterlegt und öffnen direkt einen Chat.

Berechtigungen: Event Manager und Co-Event-Manager können Einträge anlegen und bearbeiten. Staff kann das Adressbuch einsehen, aber nicht verändern.

13. Modul: Kommunikationsplan

Der „Communication Plan" zeigt automatisch ein Organigramm des Event-Teams, aufgebaut in drei Ebenen:

1. Event Manager (oberste Ebene)
2. Co-Event-Manager
3. Staff

Jede Person wird mit Name, Rolle und – sofern im Adressbuch hinterlegt – ihrer Mobilnummer angezeigt. Die Mobilnummer ist direkt anklickbar und startet auf mobilen Geräten einen Anruf.

Ist ein zusätzlicher Webmaster dem Event nicht direkt zugewiesen, aber grundsätzlich mit vollem Zugriff ausgestattet, wird darauf am Ende der Seite als Fußnote hingewiesen. Dieses Organigramm muss nicht manuell gepflegt werden – es entsteht automatisch aus den in der Benutzerverwaltung zugewiesenen Rollen und den im Adressbuch hinterlegten Mobilnummern.

14. Modul: Notfallmanagement

Der Bereich „Emergency Management" zeigt zwei Arten von Informationen:

14.1 Notrufnummern

Ganz oben, gut sichtbar in Rot: Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst für das Land, in dem das Event stattfindet (siehe Feld „Country" in Kapitel 7). Für ein bereits im System hinterlegtes Land werden die tatsächlich gültigen Landes-Nummern angezeigt (z. B. für Österreich 133 / 122 / 144); ist ein Land (noch) nicht hinterlegt, wird sicherheitshalber die europaweite Notrufnummer 112 angezeigt.

14.2 Notfalleinrichtungen in der Nähe

Darunter listet das Tool die nächstgelegenen Krankenhäuser/Notaufnahmen, Polizeidienststellen und Feuerwehren rund um die hinterlegte Veranstaltungsadresse, jeweils mit Adresse, Entfernung in km und – soweit verfügbar – Telefonnummer (Einrichtungen ohne öffentlich gelistete Nummer werden als „Phone not listed" gekennzeichnet). Diese Daten stammen von OpenStreetMap und werden beim ersten Aufruf automatisch abgerufen; ein Zeitstempel („Last updated …") zeigt an, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden. Über den Button „Refresh from OpenStreetMap" kann die Suche jederzeit manuell erneut angestoßen werden, z. B. nach einer Adressänderung des Events.

15. Benutzerverwaltung (nur Webmaster)

Im Bereich „User Management" werden alle Benutzerkonten des Systems verwaltet: Name, E-Mail, Rolle und die Events, denen die Person zugewiesen ist (bei Webmastern automatisch „All Events").

15.1 Einen neuen Benutzer anlegen

1. Klicke auf „+ Add New User".
2. Trage Name und E-Mail-Adresse ein.
3. Wähle im Dropdown-Menü die gewünschte Rolle aus (siehe Kapitel 4).
4. Klicke auf „Create User & Send Invite".

15.2 Rolle ändern, Passwort zurücksetzen, Events zuweisen

Über „Manage" bei einem bestehenden Benutzer öffnest du dessen Profilseite. Dort kannst du:

• Name, E-Mail-Adresse und Rolle ändern (Button „Save Changes").
• Ein neues Passwort für diese Person festlegen (Feld „New Password" + Button „Set Password") – praktisch, falls die Person selbst nicht mehr an ihre Einladungs- oder Passwort-vergessen-E-Mail herankommt.
• Das Benutzerkonto vollständig löschen (Button „Delete User").

Weiter unten, im Abschnitt „Event Assignments", weist du der Person einzelne Events per Checkbox zu oder entziehst sie ihr wieder. Dieser Abschnitt hat keinen eigenen Speichern-Button: Ein Klick auf eine Checkbox speichert die Zuweisung sofort im Hintergrund, du musst danach nirgends extra auf „Save" klicken. Es erscheint dabei bewusst keine große Erfolgsmeldung – wenn das Häkchen nach dem Klick gesetzt (bzw. entfernt) bleibt, hat die Zuweisung funktioniert.

16. Audit Log (nur Webmaster)

Der „Audit Log" protokolliert, wer wann was im System verändert hat – die letzten 200 Einträge. Jede Zeile zeigt Zeitstempel, die handelnde Person (Name und E-Mail), die durchgeführte Aktion, das betroffene Event sowie technische Details zum betroffenen Datensatz. Dieses Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit, etwa um im Nachhinein zu klären, wer eine bestimmte Änderung vorgenommen hat – z. B. wer eine Unterkunftszuordnung geändert oder eine Anmeldung storniert hat. Es lässt sich nicht bearbeiten oder löschen, nur einsehen.

17. Mein Profil

Unter „My Profile" kann jede angemeldete Person – unabhängig von ihrer Rolle – ihren eigenen Namen ändern und ein neues Passwort vergeben. Das ist der richtige Ort, um das eigene Passwort proaktiv zu ändern, ohne dafür den „Passwort vergessen"-Weg über die Login-Seite gehen zu müssen. So änderst du dein eigenes Passwort:

1. Klicke links in der Navigation auf „My Profile".
2. Trage im Feld „New Password" dein gewünschtes neues Passwort ein.
3. Klicke auf „Set Password".

18. Changelog

Der Bereich „Changelog" zeigt die Entwicklungshistorie von BK-Event als Zeitleiste – für alle angemeldeten Personen einsehbar. Jeder Eintrag zeigt eine kurze Beschreibung der Änderung, den neuesten Eintrag markiert als „LATEST"; ein Klick auf einen Eintrag klappt weitere Details auf (sofern vorhanden), inklusive Kennung, Datum und Autor der Änderung. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, was zuletzt am System verbessert oder ergänzt wurde.

19. Help & Docs

Dieser Bereich ist als Anlaufstelle für Hilfeseiten und Dokumentation direkt im Tool vorgesehen. Bei Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwortet, wende dich direkt an dein Orga-Team bzw. den Webmaster.

20. Datenschutz und DSGVO

20.1 Einwilligung bei der Anmeldung

Teilnehmer müssen auf der öffentlichen Anmeldeseite (Kapitel 8.1) aktiv der Datenschutzerklärung zustimmen, bevor eine Anmeldung überhaupt möglich ist. Ob diese Einwilligung vorliegt, ist für jede Anmeldung einzeln als Badge „GDPR Consent" auf der Detailseite sichtbar (Kapitel 8.3).

20.2 Rollenbasierter Zugriff

Wer welche Daten sehen und bearbeiten darf, richtet sich strikt nach der zugewiesenen Rolle (Kapitel 4) und – innerhalb eines Events – nach der Event-Zuweisung (Kapitel 15.2). Personen ohne Zugriff auf ein Event sehen dessen Daten überhaupt nicht; Staff sieht innerhalb eines Events nur die für die eigene Aufgabe nötigen Bereiche.

20.3 Passwörter und Zugangsdaten

Passwörter werden ausschließlich in verschlüsselter (gehashter) Form gespeichert – niemand, auch kein Webmaster, kann das tatsächliche Passwort einer anderen Person einsehen. Neue Benutzerkonten erhalten kein vom Webmaster vergebenes Passwort im Klartext, sondern legen ihr Passwort selbst über einen zeitlich begrenzten Einladungslink fest (Kapitel 3.2 und 15.1).

20.4 Nachvollziehbarkeit

Sicherheitsrelevante Änderungen (z. B. neue Benutzerkonten, geänderte Unterkunftszuordnungen, stornierte Anmeldungen) werden im Audit Log protokolliert (Kapitel 16) und sind für den Webmaster nachvollziehbar.

20.5 Zweckbindung und Löschung

Die im Rahmen eines Events erhobenen Daten werden ausschließlich für die Organisation dieses Events verwendet. Ein Webmaster kann ein Event inklusive aller zugehörigen Anmeldungen, Unterkunftsdaten, Aufgaben und Adressbuch-Einträge vollständig und unwiderruflich löschen (Kapitel 5 und 15.2).

20.6 Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe der erhobenen Daten an Dritte außerhalb des Orga-Teams findet nicht statt, mit Ausnahme des technisch notwendigen Versands automatischer E-Mails (z. B. Bestätigungen, Einladungen) über den eigenen Mailserver des Vereins.

20.7 Auskunft, Berichtigung und Löschung eigener Daten

Möchtest du wissen, welche Daten über dich gespeichert sind, sie berichtigen lassen oder ihre Löschung beantragen, wende dich an deinen Webmaster.

21. Häufige Fragen (FAQ)

22. Technischer Hintergrund: System, Funktionsweise & Backup (Webmaster)

22.1 Was für ein System ist BK-Event technisch?

BK-Event ist eine selbst entwickelte Webanwendung – kein Standard-Produkt „von der Stange", sondern individuell für die Blue Knights European Conference programmiert. Sie besteht aus zwei Kernbestandteilen:

• Die Anwendung selbst – zuständig für alles, was du im Browser siehst und tust: Seiten anzeigen, Formulare verarbeiten, Rechte prüfen (Kapitel 4), E-Mails verschicken usw. Sie läuft auf einem Server im Internet, nicht auf deinem eigenen Rechner.
• Die Datenbank – speichert sämtliche Inhalte dauerhaft: Events, Anmeldungen, Unterkünfte, Aufgaben, Benutzer usw. (siehe auch das Glossar in Kapitel 2 zum Begriff „Datenbank").

Beide zusammen laufen auf einem sogenannten VPS (Virtual Private Server – ein gemieteter, virtueller Server irgendwo in einem Rechenzentrum). Auf diesem einen VPS laufen neben BK-Event noch weitere, unabhängige Blue-Knights-Systeme (z. B. die Mitgliederverwaltung oder das Vorstands-Portal) – jedes davon hat aber seine eigene, getrennte Datenbank, sodass ein Problem in einem System nicht automatisch die anderen betrifft.

Damit die Anwendung dauerhaft erreichbar bleibt, übernehmen zwei technische Helfer im Hintergrund:

• Ein Prozess-Manager sorgt dafür, dass die Anwendung durchgehend läuft und sich bei einem unerwarteten Absturz automatisch selbst neu startet.
• Ein Webserver/Reverse Proxy nimmt Anfragen aus dem Internet entgegen (die Adresse, die du im Browser eingibst), sorgt für die verschlüsselte Verbindung (das Schloss-Symbol/„https" in der Adresszeile) und leitet die Anfrage intern an die Anwendung weiter.

22.2 Quellcode, Änderungen und Updates

Der komplette Programmcode von BK-Event liegt in einem privaten Versionsverwaltungs-Repository (vergleichbar mit einer sehr ausführlichen, lückenlosen „Änderungshistorie" des gesamten Programms – ähnlich im Prinzip wie das Audit Log aus Kapitel 16, nur für den Code selbst statt für Event-Daten). Jede Änderung am System ist dadurch einzeln nachvollziehbar, mit Datum und Beschreibung, und lässt sich bei Bedarf auch wieder rückgängig machen.

Neue Funktionen oder Fehlerkorrekturen werden nicht automatisch „von irgendwoher" eingespielt, sondern in einem bewussten, manuell durchgeführten Ablauf: der Code wird geändert, die Datenbankstruktur bei Bedarf kontrolliert angepasst, die Anwendung neu „gebaut" (in eine ausführbare Fassung übersetzt) und anschließend neu gestartet. Während dieses kurzen Neustarts (typischerweise wenige Sekunden) ist die Seite kurz nicht erreichbar – Änderungen werden daher nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten vorgenommen.

22.3 Datensicherung (Backup)

Für BK-Event läuft automatisch alle 6 Stunden eine eigene, dedizierte Datensicherung (unabhängig von den Backups der anderen Systeme auf demselben Server). Dabei wird jedes Mal gesichert:

• ein vollständiger Export der gesamten Datenbank (alle Events, Anmeldungen, Unterkünfte, Nutzer usw.),
• die zentrale Konfigurationsdatei der Anwendung (u. a. Zugangsdaten zu Datenbank und E-Mail-Versand),
• eventuell vorhandene hochgeladene Dateien/Inhalte.

Jede Sicherung wird noch auf dem Server sofort verschlüsselt (nur mit einem privaten Schlüssel entschlüsselbar, den ausschließlich der Webmaster besitzt) und anschließend automatisch in einen zweiten, unabhängigen Speicherort in der Cloud übertragen – die Daten liegen also nie nur an einem einzigen Ort. Nach jedem Lauf verschickt das System automatisch eine Erfolgs- bzw. Fehlermeldung, damit Ausfälle der Sicherung selbst auffallen.

Aufbewahrungsfristen:

• Lokal auf dem Server: die letzten 30 Tage.
• In der Cloud, tägliche Sicherungen: rollierend die letzten 30 Tage.
• In der Cloud, Monatssicherungen: zusätzlich einmal im Monat eine Fassung, die ein volles Jahr (365 Tage) aufbewahrt wird.

Im Ergebnis lässt sich der Datenstand von BK-Event für jeden beliebigen Tag der letzten 30 Tage sowie zusätzlich für den jeweiligen Monatsanfang der letzten 12 Monate wiederherstellen.

22.4 Im Ernstfall: Datenwiederherstellung

Die Wiederherstellung eines Backups ist ein rein technischer Vorgang (Zugriff auf den Server, Entschlüsselung mit dem privaten Schlüssel, Rückspielen der Datenbank) und daher ausschließlich Aufgabe des Webmasters. Als normaler Nutzer musst und kannst du selbst kein Backup einspielen – solltest du auf einen Datenverlust oder eine fehlerhafte Anzeige stoßen, wende dich einfach an deinen Webmaster (siehe auch Kapitel 19, Help & Docs).

23. Nutzung auf dem Smartphone

BK-Event lässt sich vollständig im Browser des Smartphones nutzen, ganz ohne App-Installation (siehe auch Kapitel 1). Auf kleineren Bildschirmen wandelt sich die Darstellung an einigen Stellen automatisch um, damit alles bedienbar bleibt:

23.1 Navigation

Auf schmalen Bildschirmen wird die linke Seitenleiste (Navigation) standardmäßig ausgeblendet. Tippe stattdessen oben links auf das Menü-Symbol (☰), um die Navigation ein- bzw. wieder auszublenden.

23.2 Listen als Karten

Umfangreiche Tabellen mit vielen Spalten (z. B. die Anmeldungsliste, Kapitel 8.2) lassen sich auf einem Smartphone-Bildschirm nicht sinnvoll als Tabelle darstellen. Auf schmalen Bildschirmen wird deshalb automatisch stattdessen eine Karten-Ansicht angezeigt: pro Anmeldung eine eigene Karte mit Name, Status und den wichtigsten Angaben, darunter die üblichen Aktions-Schaltflächen (Check-in, Confirm, Cancel). Der Barcode wird dort aus Platzgründen nicht angezeigt – er wird ohnehin nur am Check-in-Tisch benötigt (siehe Kapitel 8.4).

23.3 Unterkunfts-Board per Fingertipp bedienen

Das Unterkunfts-Board (Kapitel 9) funktioniert normalerweise per Ziehen & Loslassen (Drag & Drop, siehe Kapitel 2) – das lässt sich auf einem Touchscreen (Smartphone/Tablet) technisch nicht per Fingertipp nachbilden. Auf Touch-Geräten steht deshalb eine alternative Bedienung zur Verfügung:

1. Tippe auf die Karte einer Person – sie wird golden umrandet markiert.
2. Tippe anschließend auf ein Haus (oder auf „Unassigned"), um die markierte Person dorthin zu verschieben.

Diese Bedienung funktioniert zusätzlich zum gewohnten Ziehen & Loslassen am Computer, nicht als Ersatz dafür – am Computer mit Maus kannst du also weiterhin wie gewohnt ziehen.

24. Ablauf für Chapter-Verantwortliche: Ein neues Event einrichten lassen

BK-Event legt neue Events und Benutzerkonten nicht automatisch bzw. selbstständig an – das übernimmt aus Sicherheits- und Übersichtsgründen ausschließlich der Webmaster (siehe Kapitel 15). Wenn dein Chapter eine Veranstaltung über BK-Event abwickeln möchte, ist daher folgender Ablauf vorgesehen:

24.1 Anfrage per E-Mail an den Webmaster

Schicke eine E-Mail an den Webmaster mit folgenden Angaben:

• Bezeichnung der Veranstaltung – der offizielle Name des Events, wie er später für Teilnehmende sichtbar sein soll.
• Ort – Austragungsort bzw. Location des Events.
• Zeitraum – Start- und Enddatum der Veranstaltung.
• Chapter-Logo – als Bilddatei, für die Darstellung im Event (z. B. Kopfbereich, Kapitel 6.1).
• Name und E-Mail-Adresse der Mitarbeiter – jeder Person, die im System arbeiten soll, unter Angabe der jeweils gewünschten Rolle (siehe Kapitel 4 für die Rollenübersicht: Event Manager, Co-Event Manager oder Staff).

24.2 Was danach passiert

1. Der Webmaster legt das Event mit den übermittelten Eckdaten an.
2. Für jede genannte Person wird ein Benutzerkonto mit der jeweils angefragten Rolle angelegt und dem Event zugewiesen.
3. Jede angelegte Person erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den sie ihr eigenes Passwort festlegt (siehe Kapitel 3.2).
4. Ab diesem Zeitpunkt kann das Orga-Team selbstständig mit dem Event weiterarbeiten – Details bearbeiten (Kapitel 7), Anmeldungen freischalten (Kapitel 8) usw.